Een responsief informatiesysteem voor VluchtelingenWerk

VluchtelingenWerk is een goedendoelenorganisatie die grotendeels draait op vrijwilligers in stichtingen verspreid over Nederland. Ze gebruikten een vluchtelingenvolgsysteem dat is gestart voor de ondersteuning bij hun juridische begeleiding en waar in de loop van de jaren steeds meer functies bijgebouwd zijn. De onderhoudbaarheid werd steeds minder en ook de gebruiksvriendelijkheid schoot tekort. De eindgebruikers konden er dan ook onvoldoende mee uit de voeten.

Eisen van het vluchtelingenvolgsysteem

VluchtelingenWerk besloot op advies van SIG (Software Improvement Group) een nieuw vluchtelingenvolgsysteem te laten bouwen en zocht daarom naar een IT-adviseur die hen onafhankelijk begeleiden kon in het proces naar een systeem dat moest voldoen aan 4 eisen:

gebruiksvriendelijk voor zowel de beheerder als de eindgebruikers.
kwaliteit van de programmering minimaal 4 van de 5 sterren op normering SIG.
meer overeenstemming in de werkwijze van de verschillende stichtingen. Iedere stichting werkte op een andere manier aan de vestiging en integratie van vluchtelingen in de Nederlandse maatschappij. Dat vereiste meer consensus en gestroomlijnde, uniforme processen. Er werd dus meer gevraagd dan een vluchtelingenvolgsysteem. De organisatie had ook een slag te maken in standaardisatie.
De gebruikte technologie moest bovendien open source zijn, zodat een andere leverancier de ondersteuning van het systeem zonder problemen kan overnemen.

De oplossing: een responsief informatiesysteem

De oplossing lag in een responsief informatiesysteem. De aanpak: Scrum (Agile).
Dat gekozen werd voor deze aanpak betekende dat van de projectorganisatie werd gevraagd wendbaar en in beweging te zijn: in iteraties van 2 weken, waarin elke keer een stukje van het systeem werd gedefinieerd, gebouwd, getest en bijgestuurd op basis van de resultaten, is het systeem in een jaar tijd gerealiseerd.

Iets wordt projectmatig aangepakt, omdat er geen routinematige of procedurele oplossingen mogelijk zijn. Een project is uniek, eenmalig en tot een bepaalde mate onzeker. Omdat veranderingen steeds normaler worden is een ‘flexibel’ systeem (onderhoudbaarheid) een streven. Je wilt aanpassingen in wet- of regelgeving als VWN zelf snel kunnen doorvoeren zonder hiervoor terug te hoeven naar een bouwer. Dit langetermijnbelang moet als hoofddoelstelling geëxpliciteerd worden.
Harry WIjnberg/VluchtelingenWerk

Wat kan het systeem nu?

Op het systeem zijn meer dan 6000 eindgebruikers actief. Deze mensen kun je niet allemaal opleiden, maar het systeem is zo gebruiksvriendelijk, dat ze er met Quick Reference Cards en een online ondersteuningstool direct mee kunnen werken.
Ook de beheerder kent het gebruiksgemak van het vluchtelingenvolgsysteem. Hij kan nu zelf inspelen op veranderingen in processen en projecten. Een nieuw project om bijvoorbeeld een groep vluchtelingen aan werk te helpen kan de beheerder nu zelf inrichten in de workflow van het systeem.
De applicatie is getest door SIG en heeft kwaliteitsnormering 4 gehaald.
Voor de integratie procedures zijn workflows ingericht, waardoor de verschillende stichtingen uniformer werken. Per stichting kunnen ze stappen aan- of uitzetten in het proces om aan diversiteit te kunnen voldoen.
Voorheen werden documenten als een uitnodigingsbrief of trajectplan handmatig gevuld en had men een vaste set rapportages. Met de sjablonen/templates worden deze automatisch ingevuld met gegevens uit het systeem. Ook kunnen regionaal beheerders zelf rapportages definiëren.
Er is een autorisatiematrix, waarin per rol gebruikersrechten zijn gegeven: CRUD (Create, Read, Update en Delete). De beheerder kan gebruikersrechten toepassen in het systeem op cliëntgegevens en procedures.

Dankzij de aanpak via Scrum is dit vluchtelingenvolgsysteem flexibel, gebruiksvriendelijk, tijdbesparend en waarborgt het de veiligheid van data en de privacy van de cliënten.

Finalist Innovatie Trofee 2016

Door flexibele toepassingen als een workflow-editor, autorisatiematrix en templates te implementeren in het systeem heeft dit project de Finalist Innovatie Trofee 2016 gewonnen en kan VluchtelingenWerk vele jaren vooruit.